Hai ricevuto un verbale dopo un controllo HACCP? Cosa fare subito
Controllo ASL o NAS nel tuo ristorante o nella tua attività alimentare? Ecco come leggere ciò che ti è stato consegnato, quali aspetti verificare subito e perché non conviene aspettare.
Un controllo HACCP si è appena concluso.
Gli ispettori sono andati via e sul tavolo è rimasto un documento.
È proprio adesso che molti imprenditori si fanno la domanda più importante:
“E ora cosa devo fare?”
La prima regola è semplice:
non mettere il verbale in un cassetto e non aspettare che qualcuno si faccia nuovamente vivo.
Il documento rilasciato o trasmesso dopo un controllo può contenere informazioni, rilievi, non conformità, indicazioni sulle azioni richieste e, a seconda del caso e della normativa applicabile, ulteriori provvedimenti.
Capire esattamente cosa è stato rilevato, cosa viene richiesto e quali eventuali termini sono indicati è il primo passo per gestire correttamente ciò che viene dopo l'ispezione.
Cosa dice la normativa sui controlli ufficiali
Il principale quadro europeo di riferimento è il Regolamento (UE) 2017/625 sui controlli ufficiali.
L'articolo 13 prevede che le autorità competenti elaborino una documentazione scritta dei controlli ufficiali effettuati.
Questa documentazione comprende, tra l'altro:
gli obiettivi del controllo;
i metodi utilizzati;
gli esiti;
quando opportuno, le azioni che l'autorità richiede all'operatore di porre in essere.
La stessa norma prevede inoltre che l'operatore venga informato tempestivamente per iscritto dei casi di non conformità individuati.
Questo è importante perché ci aiuta a comprendere una cosa:
non tutti i controlli terminano nello stesso modo e non tutti i documenti ricevuti hanno necessariamente le stesse conseguenze.
Verbale, non conformità, prescrizione e sanzione sono la stessa cosa?
No.
Ed è uno degli aspetti sui quali un imprenditore deve prestare maggiore attenzione.
Nel linguaggio quotidiano capita di chiamare genericamente “verbale” qualsiasi documento ricevuto dopo un controllo.
Dal punto di vista operativo e giuridico, però, bisogna capire esattamente quale documento è stato rilasciato e cosa contiene.
Un controllo può evidenziare una o più non conformità e può comportare l'adozione di misure differenti in relazione alla natura e alla gravità di ciò che è stato accertato e alla specifica disciplina applicabile.
Gli articoli 137-139 del Regolamento (UE) 2017/625 disciplinano, tra l'altro, le azioni delle autorità competenti in caso di sospetta o accertata non conformità.
Per questo non è corretto concludere automaticamente che una non conformità equivalga a una sanzione.
Occorre leggere il documento concretamente ricevuto e verificare la normativa richiamata.
Hai ricevuto un verbale? Le prime 7 cose da controllare
Prima di pensare a come rispondere, è utile ricostruire con precisione ciò che è successo.
1. Chi ha effettuato il controllo?
ASL, NAS o altra Autorità competente?
Identificare l'organo che ha effettuato il controllo aiuta a inquadrare correttamente l'attività svolta e gli eventuali passaggi successivi.
2. Che cosa è stato rilevato?
Occorre individuare con precisione ogni rilievo riportato.
Per esempio, potrebbe riguardare:
condizioni igieniche;
conservazione degli alimenti;
temperature;
tracciabilità;
gestione degli allergeni;
procedure di pulizia e sanificazione;
infestanti;
documentazione;
applicazione delle procedure previste dal sistema HACCP.
Non bisogna limitarsi a una lettura superficiale.
Ogni rilievo deve essere collegato alla situazione reale dell'attività.
3. Sono state indicate delle non conformità?
Se sì, bisogna comprenderne esattamente il contenuto.
La domanda da porsi non è soltanto:
“Come correggo questo problema?”
ma anche:
“Perché si è verificato?”
Per esempio, una temperatura non corretta può dipendere dall'attrezzatura, da una procedura inadeguata, da un errore operativo, da una registrazione non eseguita o da una formazione non sufficientemente efficace.
Correggere l'effetto senza individuarne la causa può lasciare il problema irrisolto.
4. Sono richieste azioni specifiche?
Bisogna verificare cosa l'Autorità chiede concretamente all'impresa.
Se sono indicate azioni da adottare, queste devono essere analizzate una per una.
L'obiettivo non dovrebbe essere soltanto “sistemare ciò che hanno trovato”, ma riportare effettivamente il sistema sotto controllo.
5. Sono indicati dei termini?
Questo punto è fondamentale.
Se nel documento ricevuto sono riportate scadenze o termini, devono essere immediatamente individuati e gestiti.
Aspettare può essere un errore.
La priorità è mettere in evidenza:
cosa fare → chi deve farlo → entro quando → quale prova conservarne.
6. Il problema riguarda anche il Manuale HACCP?
Non sempre una non conformità richiede automaticamente di rifare il Manuale HACCP.
Occorre però verificare se quanto accaduto evidenzi una differenza tra:
ciò che il Manuale prevede
e
ciò che realmente avviene nell'impresa.
Se le procedure documentate non sono più adeguate all'organizzazione reale, può essere necessario riesaminarle e, quando opportuno, aggiornarle.
7. Come dimostrerai ciò che hai fatto?
Questo è uno degli aspetti più sottovalutati.
Non basta necessariamente dire:
“Abbiamo sistemato tutto.”
È opportuno conservare in maniera ordinata la documentazione relativa alle azioni intraprese.
A seconda della situazione possono essere utili, ad esempio:
registrazioni;
documentazione tecnica;
interventi di manutenzione;
fatture o rapporti di intervento;
fotografie, quando appropriate;
procedure aggiornate;
evidenze della formazione o informazione effettuata;
verifiche successive.
L'obiettivo è poter ricostruire cosa è stato fatto per correggere la criticità e prevenirne il ripetersi.
Un errore frequente: correggere solo quello che hanno visto gli ispettori
Immaginiamo che durante il controllo venga rilevato un problema di conservazione.
La reazione immediata potrebbe essere:
“Sistemiamo il frigorifero e abbiamo risolto.”
Forse.
Ma prima sarebbe opportuno chiedersi:
Perché è successo?
Le temperature venivano controllate?
Le registrazioni erano coerenti?
L'attrezzatura funzionava correttamente?
Il personale conosceva la procedura?
La procedura descritta nel Manuale corrispondeva realmente al modo in cui lavorava l'azienda?
Ci sono altre attrezzature o procedure con lo stesso problema?
Questa è la differenza tra correggere un singolo rilievo e utilizzare l'ispezione per verificare l'intero sistema di autocontrollo.
Cosa può succedere dopo?
Dipende da ciò che è stato accertato e dai provvedimenti adottati dall'Autorità competente.
Il Regolamento (UE) 2017/625 prevede che, in caso di non conformità accertata, l'autorità possa adottare le misure appropriate previste dalla normativa.
Le conseguenze, quindi, non possono essere generalizzate.
Proprio per questo è importante evitare due reazioni opposte:
sottovalutare il documento
oppure
allarmarsi senza averlo prima interpretato correttamente.
La strada corretta è analizzare puntualmente ciò che è stato contestato o richiesto e definire le azioni conseguenti.
Hai già ricevuto un verbale? SOS Ispezioni™ nasce proprio per questi momenti
Quando arriva un controllo, l'imprenditore non ha bisogno di altra confusione.
Ha bisogno innanzitutto di capire cosa è successo e cosa deve fare.
626 School ha attivato SOS Ispezioni™ – Numero Verde per le imprese, servizio dedicato al supporto delle imprese nelle situazioni legate ai controlli in materia di HACCP e sicurezza sul lavoro.
Il supporto tecnico può aiutare l'impresa a:
esaminare la documentazione ricevuta;
comprendere le criticità tecniche emerse;
verificare la situazione reale dell'attività;
individuare gli interventi necessari;
riesaminare procedure e Manuale HACCP quando necessario;
organizzare le evidenze degli interventi effettuati.
L'obiettivo non è promettere l'assenza di sanzioni o un determinato esito di eventuali controlli successivi.
È molto più concreto:
aiutare l'impresa a comprendere il problema e intervenire correttamente.
Dopo l'emergenza: meglio una consulenza HACCP continuativa
Gestire correttamente ciò che accade dopo un'ispezione è importante.
Ma c'è una domanda ancora più utile per un imprenditore:
“Posso individuare queste criticità prima del prossimo controllo?”
È qui che cambia il modo di intendere la consulenza HACCP.
Non soltanto qualcuno da chiamare quando esiste già un problema, ma un professionista che conosce l'attività, verifica periodicamente il sistema e aiuta l'impresa a mantenerlo coerente con ciò che realmente accade.
626 School affianca ristoranti, bar, laboratori e imprese alimentari attraverso consulenza HACCP a Cagliari, verifica delle procedure, aggiornamento del Manuale, formazione e assistenza continuativa.
Il principio è semplice:
prima del controllo → verificare
durante il controllo → assistere
dopo il controllo → correggere e documentare
nel tempo → mantenere il sistema sotto controllo.
Dal singolo consulente a una rete di competenze: il Polo HACCP della Sardegna™
Un'ispezione può far emergere problemi molto diversi.
Manuale HACCP, microbiologia, allergeni, tracciabilità, formazione, procedure o altre problematiche tecniche possono richiedere competenze differenti.
È anche da questa esigenza che nasce il Polo HACCP della Sardegna™, promosso da 626 School insieme a professionisti specializzati nella sicurezza alimentare.
La logica è passare dal singolo intervento a una rete capace di integrare:
consulenza → formazione → audit → assistenza → competenze specialistiche.
Per l'imprenditore significa poter avere un punto di riferimento non soltanto quando qualcosa è già successo, ma anche per prevenire le criticità.
Hai ricevuto un verbale dopo un controllo HACCP a Cagliari o in Sardegna?
La cosa peggiore da fare è metterlo da parte sperando che il problema finisca lì.
Parti da cinque domande:
Cosa è stato rilevato?
Cosa mi viene richiesto?
Ci sono termini da rispettare?
Quali interventi devo effettuare?
Come documenterò quello che ho fatto?
Poi verifica se la singola criticità evidenziata richieda un controllo più ampio del tuo sistema HACCP.
Perché il vero obiettivo non è soltanto correggere ciò che è stato trovato.
È evitare che la stessa criticità si ripresenti.
Se hai appena ricevuto un verbale o altra documentazione a seguito di un controllo puoi conoscere SOS Ispezioni™ oppure approfondire il servizio di consulenza HACCP a Cagliari.
FAQ – Verbale e controllo HACCP
Una non conformità HACCP comporta sempre una sanzione?
No. Non conformità e sanzione non sono automaticamente la stessa cosa. Occorre verificare il tipo di rilievo, il documento ricevuto, la normativa applicabile e gli eventuali provvedimenti adottati dall'autorità competente.
Dopo un controllo devo rifare il Manuale HACCP?
Non necessariamente. Occorre verificare se le criticità rilevate evidenzino procedure non più adeguate, cambiamenti dell'attività oppure incoerenze tra il Manuale e ciò che viene realmente fatto.
Se correggo immediatamente il problema è sufficiente?
Correggere tempestivamente una criticità è importante, ma occorre anche comprenderne la causa e verificare, quando necessario, che l'intervento adottato sia stato efficace e che il problema non si ripresenti.
Devo conservare le prove degli interventi effettuati?
È opportuno documentare ordinatamente gli interventi e le verifiche effettuate, soprattutto quando sono collegati alle azioni richieste a seguito del controllo.
Posso farmi assistere da un consulente dopo un'ispezione HACCP?
Sì. Un consulente competente può aiutare l'impresa nell'analisi tecnica delle criticità, nella verifica delle procedure e nell'individuazione degli interventi necessari. Quando invece sono coinvolti aspetti strettamente legali, contestazioni o ricorsi, può essere necessario rivolgersi anche a un professionista legale qualificato.
È meglio chiamare il consulente HACCP prima o dopo un controllo?
L'assistenza dopo il controllo può essere necessaria, ma la prevenzione rimane la strategia migliore. Una consulenza continuativa e verifiche periodiche possono aiutare a individuare criticità prima che emergano durante un controllo ufficiale.
Fonti normative principali
Regolamento (UE) 2017/625 sui controlli ufficiali, in particolare artt. 13 e 137-139.
D.Lgs. 2 febbraio 2021, n. 27, relativo all'adeguamento della normativa nazionale al Regolamento (UE) 2017/625.
Normativa specificamente applicabile alla singola violazione eventualmente contestata.
Giancarlo D'Andrea
Direttore 626 School srlSociologo – RSPP
626 School srl – Consulenza e formazione per la sicurezza delle imprese. Agenzia formativa accreditata dalla Regione Sardegna e sistema di gestione certificato ISO 9001.
Questo articolo ha finalità informative e non sostituisce l'analisi del singolo verbale o provvedimento né la consulenza legale quando necessaria.
Commenti